35 Fragen für deine Briefing-Vorlage

Letztes Artikel-Update: 1. September 2022

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Briefing schreiben – alles, was du wissen musst

Haben wir nicht alle diesen Fehler schon gemacht? Und sind ohne ausführliches Briefing in ein Projekt gestartet? Kopfüber ins kalte Wasser?! Ungern denken wir an die vielen Missverständnisse, Korrekturschleifen und zähes Rücksprache-Hin-und-Her zurück.

Ein detailliertes Briefing ist und bleibt das Fundament eines jeden Marketingprojektes! Und damit dies möglichst stressfrei starten und dann auch gut gelingen kann, kommen hier alle wichtigen Infos zum Thema inklusive 35 Fragen für deine Briefing-Vorlage.

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist meist ein Dokument in Form eines Fragebogens welches Rahmenbedingungen, Ist-Zustand und Ziele eine Projektes abbildet. Es dient als Grundlage zum Start einer Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen also Auftraggeber und Dienstleister oder Agentur, dem Auftragnehmer.

Begrifflichkeiten
Der Anglizismus „Briefing“ kann mit Anweisung, Instruktion oder Einsatzbesprechung übersetzt werden. Man spricht auch von Briefingvorlage, Projektfragebogen oder Auftragsklärung. Dabei bedeutet das englische Wort „brief“ „kurz”. Und natürlich sollten sowohl Fragen als auch Antworten möglichst knapp formuliert sein, trotzdem gilt: Je ausführlicher die Informationen, desto besser kann der Dienstleister das Projekt umsetzen.

Wofür braucht man ein Briefing?

Briefings werden als Basis für die Umsetzung verschiedenster Projekte genutzt. Dabei kann es sich sowohl um ein größeres, als auch kleines Projekt handeln. Und auch Ausrichtung und Inhalt sind zu unterscheiden.

Das strategisches Briefing dient z.B. als Grundlage für die Positionierung eines Unternehmens oder die Entwicklung einer neuen Marketingstrategie. Das operative Briefing klärt über eine konkrete Aufgabenstellung bzw. Zielsetzung auf, wie z. B. ein Content Briefing. Des Weiteren wird auch zwischen PR, Design und Website Briefing unterschieden. Wir konzentrieren uns in diesem Artikel auf Letzteres.

Gute Vorbereitung ist alles

Warum ist ein Briefing so wichtig?

Drei gute Gründe ein Briefing zu schreiben:

  • Dokumentation von Ist-Stand, Ziel und Rahmen
  • Festhalten von Vorgaben, Wünschen und Details 
  • Sicherstellung der erfolgreichen Umsetzung

Zum einen dient ein Briefing zur Dokumentation von Status Quo, Zielsetzung und Rahmenbedingungen. Wichtige Informationen zum Projekt werden darin festgehalten. So sind alle am Projekt Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand und können jederzeit auf diese Grundlage zurückgreifen.

Außerdem kann es dem Auftraggeber selbst helfen, die Aufgabenstellung oder Zielsetzung konkret zu benennen – denn das fällt vielen schwer. Der Fragebogen leitet ihn von einer ungefähren Vorstellung zum konkreten Bild. Neben Vorgaben äußert er im Briefing Wünsche und Details.

Der Auftragnehmer kann auf der Basis dieser Informationen die Erwartungen des Kunden besser treffen. Denn nur wenn er den Auftraggeber und seine Wünsche verstanden hat, kann er entsprechendes realisieren.

Darüber hinaus unterstützt eine sorgfältig vorbereitete Briefingunterlage bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts. Eine klare Informationslage beugt Missverständnisse vor. Und die Zusammenarbeit verläuft effizienter, da unnötige Feedbackschleifen vermieden werden.

Dem Auftraggeber auf den Zahn fühlen …
Schon beim Ausfüllen des Fragebogen zeigt sich, ob die Kooperation reibungslos verlaufen kann. Ist der Auftraggeber gut vorbereitet? Hat er konkrete Vorstellungen? Nimmt er das Projekt ernst? Oder ist es nur ein Schnellschuss?

Website Konzeptionscheckliste

Briefing schreiben – Inhalte und Beispielfragen

Was gehört in die Briefing-Vorlage für dein nächstes Website-Projekt?

Das Briefing beleuchtet sowohl den Ist-Stand als auch die Zukunftsperspektive eines Projektes bzw. einer Unternehmung. Es umfasst in der Regel Informationen zum Unternehmen selbst, zum Markt und Wettbewerb, über die Zielsetzung und Zielgruppen und projektspezifische Angaben. Außerdem werden praktische Angaben zu den Rahmenbedingungen wie Ablauf und Budget gemacht.

Im Folgenden gebe ich dir konkrete Beispielfragen an die Hand, die du in deine Briefing-Vorlage aufnehmen kannst. Weitere Fragen findest du in meinem Projekt-Fragebogen – Teil des Konzeptions-Kit für die erfolgreiche Planung von Webdesign-Projekten.

Gut gefragt ist halb gewonnen

Vorstellung des Projekts / Unternehmens

Im ersten Part gibt der Auftraggeber allgemeine Informationen zum Projekt selbst und Details zum Unternehmen, wie z. B. Branche, Philosophie, USP.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Wie lautet Ihr Elevator Pitch?
  • Wie ist Ihre Marktposition?
  • Wie steht die Branche aktuell da?
  • Warum kommen Kunden zu ihnen?

Status Quo / Aktuelle Website

Im zweiten Schritt wird der Ist-Stand beleuchtet, samt Analysedaten (wenn vorhanden), Erfahrungswerten und Stärken sowie Schwächen. Hier stellt sich die Frage, was bleiben darf und was nicht. Damit hast du erste Informationen für die spätere Formulierung der Website-Strategie.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Was ist gut an der aktuellen Website?
  • Was fehlt der aktuellen Website?
  • Welches Feedback gab es von Kunden?
  • Wie soll die neue Website im Vergleich zur alten wirken?

Ziele / Aufgabenstellung

“Mehr Umsatz!” ist die wohl meist genannte Antwort auf die Frage nach dem Ziel. Doch hier darf es ruhig etwas konkreter werden. Welche KPIs möchte der Auftraggeber erreichen? Und in welchem Zeitraum? Die SMART-Regel kann bei der Definition helfen: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sollte das Ziel sein. 

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Was sind die Hauptziele des Projektes?
  • Was sind mögliche Nebenziele?
  • Welche Prioritäten haben die Nebenziele zu einander?
  • Was sind die internen Erwartungen an den Projektablauf?

Zielgruppe(n)

Bei der Umsetzung des Projekts ist es essentiell, zu wissen, auf wen die Maßnahme abzielt – in diesem Fall: an wen sich die Website richtet. Der Auftraggeber informiert über Alter, Geschlecht, Status, Einzugsgebiet etc. des Zielkunden.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welche Zielgruppen gibt es?
  • Wer ist die Primärzielgruppe?
  • Wer sind die Sekundärzielgruppen?
  • Mit welchen Fragen / Erwartungen kommen die Besucher auf die Website?

Tipp:
Vielleicht liegt bereits eine ausformulierte Zielgruppenanalyse vor oder kann vorgenommen werden. Sie liefert zusätzliche, wertvolle Details.

Konkurrenten / Wettbewerb

Auch die Mitbewerber nehmen wir im Briefing unter die Lupe. Wir schauen uns die größten Player an samt ihrer Stärken und Schwächen. So sammeln wir wichtige Erkenntnisse und Inspiration für das eigene Projekt.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Wer sind die größten Wettbewerber?
  • Was sind ihre Schwerpunkte?
  • Was macht die Konkurrenz besonders gut oder schlecht?
  • Wie sehen ihre Online-Auftritte aus?

Struktur und Inhalte

Jetzt wird es konkreter: Wir widmen uns der Architektur der Seite. Hier erfragst du Details zu Inhalt, Struktur, Umfang und Navigation. Außerdem stellen sich ganz praktische Fragen nach vorhandenem Bildmaterial und Texten bzw. Ressourcen zur Erstellung neuer Inhalte.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welchen Umfang wird die Website haben (Seitenanzahl)?
  • Gibt es schon eine Navigationsstruktur?
  • Welches Material ist vorhanden (Bilder, Text, Downloads)?
  • Ist Budget für neue Inhalte vorhanden?
  • Sind besondere Funktionen gewünscht (Mehrsprachigkeit, Formulare, Shop usw.)?

Designvorgaben / Look & Feel

Beim Design fühlst du beim Auftraggeber vor, ob es bereits konkrete Vorstellungen hat. Hier kann es helfen nach Beispiel-Websites zu fragen. Wenn dem nicht so ist, näherst du dich dem Thema mit Fragen zu Wirkung, Eigenschaften und Assoziationen. Auch das bestehende Corporate Design wird mit einbezogen.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welche Gestaltungselemente gibt es bereits (Logo, Farben, Typo)?
  • Welche Wirkung soll erzeugt werden?
  • Welche Assoziationen sollen mit dem Unternehmen verbunden werden?

Tipp:
Frag auch, ob der Auftraggeber Materialien wie z. B. Flyer, andere Drucksachen oder gar ein Moodboard zur Verfügung stellen kann.

Technische Vorgaben und Spezifikationen

Nach den Informationen zu Design, Inhalt und Struktur geht es an die Technik. Eventuell musst du Wünsche für ein bestimmtes Content Management System oder die Programmierung von Schnittstellen zu anderen Tools berücksichtigen.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Soll ein bestimmtes Content Management System genutzt werden?
  • Müssen Anbindungen an externe Tools / Anbieter erstellt werden?
  • Sollen externe Dienste integriert werden (Google Maps, Tracking Tools usw.)?

Rahmenbedingungen / Projektspezifisches

Zu guter Letzt dokumentiert ihr den Rahmen zum Ablauf der Zusammenarbeit. Hier sollten

Deadlines, Zuständigkeiten bzw. Ansprechpartner, Budget und Kommunikation festgehalten werden.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Gibt es ein fixes Budget oder einen Preisrahmen?
  • Wann wäre der gewünschte Projektbeginn und Deadline?
  • Bis wann können die benötigten Inhalte geliefert werden?
  • Wer sind zuständige Ansprechpartner?

Der erste Schritt ist gemacht …

Wenn das Briefing steht und alle offenen Fragen geklärt sind, kann es weitergehen. Je nach Ablauf steht ein Kick-Off Meeting oder Onboarding-Prozess an. Parallel erarbeitest du das konkrete Website-Konzept. Und schon bald kann die Umsetzung starten.

Fazit:
Eine gute Vorbereitung dank ausführlicher Briefing-Vorlage ist entscheidend für den Projekterfolg. Die Erarbeitung entsprechender Unterlagen ist allerdings aufwendig. Daher biete ich als Abkürzung und zu deiner Unterstützung das Konzeptions-Kit an. Hier findest du hilfreiche Vorlagen und Checklisten für deine Webdesign-Projekte.

Konzeptions Kit mit hilfreichen Vorlagen

Wie sind deine Erfahrungen: Wie umfangreich ist bei dir die Auftragsklärung? Nutzt du bereits einen professionellen Briefing-Fragebogen? Welche Erfahrungen hast du damit beim Projekt-Start und der Umsetzung gemacht?

Bewertungsergebnis: 4.9 / 5. | Anzahl der Bewertungen: 32

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Über den Autor

Martin Hahn ist Webdesigner, Dozent, Fachbuchautor und dreifacher Papa.
Seit vielen Jahren hilft er anderen effektivere Webdesigns zu erstellen – in Schulungen und mit Artikeln auf dieser Website.

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