Briefing richtig erstellen – die umfangreiche Anleitung in Zeiten von KI

Haben wir nicht alle diesen Fehler schon gemacht und sind ohne ausführliches Briefing in ein Projekt gestartet? 🫣

Kopfüber ins kalte Wasser – ungern denken wir an die vielen Missverständnisse, Korrekturschleifen und zähes Rücksprache-Hin-und-Her zurück.

Das dies falsch war, ist nun klar. Wie geht es besser?

Ein detailliertes Briefing ist und bleibt das Fundament eines jeden Marketingprojektes!

Und damit dies möglichst stressfrei starten und dann auch gut gelingen kann, erhälst du in diesem Artikel alle wichtigen Infos zum Thema Briefing, inklusive 35 Fragen für deine Briefing-Vorlage.

In Zeiten von KI-basierten Design- und Contentprozessen bekommt das Briefing nun sogar eine neue Rolle: Es dient nicht nur als Orientierung für uns Kreative, sondern auch als Input für automatisierte Systeme.

Je präziser das Briefing, desto besser das Ergebnis – egal ob von einem Designer oder einer KI generiert.

Ein Briefing ist meist ein Dokument in Form eines Fragebogens, das Rahmenbedingungen, Ist-Zustand und Ziele eine Projektes abbildet. Es dient als Grundlage zum Start einer Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen, also dem Auftraggeber, und dem Dienstleister oder der Agentur, dem Auftragnehmer.

Begrifflichkeiten
Der Anglizismus „Briefing“ kann mit Anweisung, Instruktion oder Einsatzbesprechung übersetzt werden. Man spricht auch von Briefingvorlage, Projektfragebogen oder Auftragsklärung. Dabei bedeutet das englische Wort „brief“ „kurz”. Und natürlich sollten sowohl Fragen als auch Antworten möglichst knapp formuliert sein, trotzdem gilt: Je ausführlicher die Informationen, desto besser kann der Dienstleister das Projekt umsetzen.

Wie schreibt man ein Briefing?

Briefings werden als Basis für die Umsetzung verschiedenster Projekte genutzt. Dabei kann es sich sowohl um ein größeres, als auch kleines Projekt handeln. Und auch Ausrichtung und Inhalt sind zu unterscheiden.

Das strategische Briefing dient z.B. als Grundlage für die Positionierung eines Unternehmens oder die Entwicklung einer neuen Marketingstrategie.

Das operative Briefing klärt über eine konkrete Aufgabenstellung bzw. Zielsetzung auf, wie z. B. ein Content Briefing. Des Weiteren wird auch zwischen PR, Design und Website Briefing unterschieden. Wir konzentrieren uns in diesem Artikel auf Letzteres.

Gute Vorbereitung ist alles!

Wofür ist ein Briefing wichtig?

Drei gute Gründe, ein Briefing zu schreiben:

• Dokumentation von Ist-Stand, Ziel und Rahmen
• Festhalten von Vorgaben, Wünschen und Details 
• Sicherstellung der erfolgreichen Umsetzung

Status quo festhalten

Zum einen dient ein Briefing zur Dokumentation von Status Quo, Zielsetzung und Rahmenbedingungen. Wichtige Informationen zum Projekt werden darin festgehalten. So sind alle am Projekt Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand und können jederzeit auf diese Grundlage zurückgreifen.

Auftraggeber aktivieren

Außerdem kann es dem Auftraggeber selbst helfen, die Aufgabenstellung oder Zielsetzung konkret zu benennen – denn das fällt vielen schwer. Der Fragebogen leitet ihn von einer ungefähren Vorstellung zum konkreten Bild. Neben Vorgaben äußert er im Briefing Wünsche und Details.

Auftragnehmer bekommt Klarheit

Der Auftragnehmer kann auf der Basis dieser Informationen die Erwartungen des Kunden besser treffen. Denn nur wenn er den Auftraggeber und seine Wünsche verstanden hat, kann er entsprechendes realisieren.

Und klare Kriterien geben dem Kreativteam Verantwortung, Freiheit und Vertrauen und sparen Zeit, indem sie potenzielle Probleme und Fragen vorwegnehmen und lösen, bevor sie überhaupt entstehen.

Effizienter vorankommen

Weniger Zeit für die Fertigstellung des Projekts: Darüber hinaus unterstützt eine sorgfältig vorbereitete Briefingunterlage bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts. Eine klare Informationslage beugt Missverständnisse vor. Und die Zusammenarbeit verläuft effizienter, da unnötige Feedbackschleifen vermieden werden.

Weniger Genehmigungszeit: Die Klärung der spezifischen Anforderungen und Ziele kann verhindern, dass das Projekt in die falsche Richtung läuft. Oft führen unklare Projektanforderungen und schlechte Planung zu erheblichen Missverständnissen in der Endphase.

Klare Erfolgskriterien

Ein gut geplantes kreatives Briefing kann den Erfolg genau messen, z. B. anhand von Daten, Ansichten und anderen Analysen. Dies erhöht die Chancen für das Kreativteam, ein punktgenaues Endprodukt zu liefern, das alle Erwartungen erfüllt.

Dem Auftraggeber auf den Zahn fühlen …
Schon beim Ausfüllen des Fragebogens zeigt sich, ob die Kooperation reibungslos verlaufen kann. Ist der Auftraggeber gut vorbereitet? Hat er konkrete Vorstellungen? Nimmt er das Projekt ernst? Oder ist es nur ein Schnellschuss?

Je präziser das Briefing, desto weniger Korrekturschleifen und Missverständnisse

Welche Briefing-Arten gibt es?

Briefings werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt, so ergeben sich auch unterschiedliche Briefing-Arten, nämlich:

• PR Briefing
• Content Briefing
• Design Briefing
• Website Briefing
• App Briefing
• Social Media Briefing
• SEO Briefing

und außerdem weitere Formen:

• Re-Briefing
• Debriefing

Egal um welche Art es sich handelt, es bleibt wichtig, dass jedes Briefing individuell auf das jeweilige Projekt zugeschnitten ist und spezifischen Anforderungen gerecht wird. Nur so kann maximale Effizienz und Erfolg gewährleistet werden.

Das PR Briefing

Das PR Briefing gibt der PR Agentur relevante Informationen über den Auftraggeber bzgl. öffentlicher Kommunikation und Image des Unternehmens. Es kommt z. B. bei einem Produkt-Launch oder in einer PR-Krise zum Einsatz und ist strategisch motiviert.

Es enthält u. a. Angaben zu:

• Zielgruppe
• Kernbotschaft / Werten
• Tonalität
• Unternehmenszielen
• Bisherigen Strategien
• Und ggf. Kommunikationsvorkommnissen

Das Content Briefing

Ein Content Briefing ist operativ ausgerichtet, denn es wird für die Erstellung konkreter Inhalte vorbereitet, z. B. für eine Website, einen Newsletter oder Social Media Kanäle. Adressat hierbei sind Content Marketing Verantwortliche.

Das Content Briefing enthält u. a. Angaben zu:

• Thema
• Zielgruppe
• Stil und Tonalität
• Format (Text, Bild, Video)

Handelt es sich um einen Blogartikel oder Website-Text müssen auch SEO-Aspekte wie Keywords und inhaltliche Formatierung ergänzt werden, s. dazu auch SEO-Briefing.

Das Design Briefing

Das Design Briefing konzentriert sich auf die visuelle Ausgestaltung eines Projekts. Es liefert dem Design-Team Richtlinien, Beschränkungen und Zielvorstellung mit Raum für Kreativität. Typische Beispiele für die Nutzung sind die Gestaltung eines Corporate Designs, einer Kampagne oder einer Produktwebseite.

Das Design Briefing enthält u. a. Angaben zu:

• Markenidentität
• Corporate Design
• Zielgruppe
• emotionaler Eindruck

Das Website Briefing

Beim Aufbau oder Relaunch einer Website kommt das Website-Briefing zum Einsatz. Hier klären Auftraggeber und Webdesigner wichtige Aspekte, die bei der Erstellung oder Überarbeitung des Webauftritts ausschlaggebend.

Das Design Briefing enthält u. a. Angaben zu:

• Zielgruppe
• Zielsetzung
• Struktur
• Design
• Inhalt
• Funktionalität
• Benutzererfahrung
• technische Anforderungen

Das App Briefing

Analog zum Website Briefing wird bei der Entwicklung oder Überarbeitung einer mobilen Anwendung ein App Briefing erstellt. Anders als bei der Website sind Angaben zur Plattform (iOS oder Android) nötig. Außerdem wird auf die Anforderungen bzgl. Usability und Technik ein besonderes Augenmerk gelegt.

Das Social Media Briefing

Für die Erstellung von Inhalten und Kampagnen für soziale Netzwerke nutzen Marketer Social Media Briefings. Sie enthalten viele Angaben, die auch im Content Briefing zu finden sind, außerdem noch Kanal-abhängige Infos z. B. zu Hashtag-Strategie und KPIs (Key Performance Indicators).

Das SEO Briefing

Beim Aufbau von Blogs oder suchmaschinenoptimierten Websites ist ein SEO Briefing erforderlich. Damit bringt der SEO Experte bzw. die SEO Agentur relevante Informationen für die Keyword-Recherche, On-Page- und Off-Page-Optimierung sowie die Erfolgsmessung in Erfahrung.

Weitere Arten: Das Re- und Debriefing

Für ein erfolgreiches Projektmanagement sind das De- und Rebriefing wichtige Tools, denn sie verhindern Missverständnisse und sorgen für eine bessere Qualität der Ergebnisse, z. B. der Website.

Das Rebriefing

Ist die erste Briefing-Runde abgeschlossen, kann ein Rebriefing helfen, Unklarheiten aus dem Weg zu räumen, Missverständnisse vorzubeugen und die Aufgabenstellung zu präzisieren. Ziel dieser Art von Briefing ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, es keine offenen Punkte mehr gibt und der Kurs ansich der richtige ist.

Das Rebriefing kann u. a. folgende Angaben enthalten:

• Antworten auf offene Fragen
• Rückmeldungen zu Kundenfeedback
• eine präzisierte Definition der Projektziele
• Anpassung von Kundenwünschen

Rebriefings werden bei besonders komplexen Projekten genutzt oder wenn es zum ersten Briefing Unklarheiten bzw. zu viele Rückfragen gegeben hat.

Sonderform:
Das Update-Briefing wird als „Auffrischung“ der Projektdefinierung und bei Änderungen der Anforderungen eingesetzt.

Gerade beim Einsatz von KI ergibt sich oft zusätzlicher Klärungsbedarf:
Tools wie ChatGPT liefern sofort Ergebnisse – aber oft erst nach mehreren Nachjustierungen („Rebriefings“). Deshalb ist es sinnvoll, Zwischenergebnisse systematisch zu überprüfen und schrittweise zu verfeinern.

Das Debriefing

Zum Abschluss eines Auftrags kann ein Debriefing genutzt werden, um den Verlauf, Schwachstellen im Prozess, Fehler und Erfolge festzuhalten. Das ist für eine weitere oder wiederkehrende Zusammenarbeit sehr hilfreich. Ziel des Debriefings ist es, Erfolgsstrategien auszumachen, Arbeitsprozesse zu verbessern und die Zusammenarbeit im Team zu stärken.

Das Rebriefing kann u. a. folgende Angaben enthalten:

• ursprüngliche Erwartungen / Ziele
• Erfolgsanalyse der Ziele
• Herausforderungen im Prozess
• Schwachstellen und Fehler
• Optimierungsmöglichkeiten
• konstruktives Feedback

Damit sind Re- und Debriefings eine effektive Kommunikationsmöglichkeit und tolle Methode, den Projekterfolg zu sichern, sowie Prozesse zu verbessern.

Briefing-Beispiel-Fragen

Egal um was es geht, Website, App, Broschüre, Logodesign, Kommunikationskonzept, Online-Marketing-Strategie – ein gutes Briefing wird immer wert voll, eigentlich zwingend sein.

Die Qualität eines Briefings wird maßgeblich über den Erfolg deines Projekts bestimmen. Folgende Briefing-Beispiele zeigen dir, warum das Verständnis für die Fragen und Antworten wichtig ist, um ein passendes Design, bzw. Umsetzung zu erreichen:

Gibt es bestimmte Designvorlieben oder -aversionen?
Es ist wichtig zu wissen, ob der Kunde bestimmte Designelemente bevorzugt oder ablehnt. Vielleicht haben sie eine Vorliebe für minimalistisches oder verspielte Design oder eine Abneigung gegen bestimmte oder zu viele Farben.

Welche Botschaft oder Emotion soll das Design vermitteln?
Das Design sollte die gewünschte Botschaft oder Emotion klar kommunizieren. Soll es beispielsweise eher Vertrauen, Innovation oder Spaß vermitteln? Dies beeinflusst deine Designentscheidungen erheblich.

Gibt es vorhandene Branding-Richtlinien?
Wenn das Unternehmen bereits Branding-/Corporate Design-Richtlinien hat, ist es wichtig zu wissen, welche Farben, Schriftarten und Designelemente bereits etabliert sind. Dies stellt sicher, dass das neue Design konsistent ist.

Welche Budgetbeschränkungen gibt es?
Das Budget ist oft ein entscheidender Faktor im Projekt. Es ist wichtig zu klären, ob es Budgetbeschränkungen gibt und ob zusätzliche Kosten für bestimmte Arbeiten berücksichtigt werden müssen.

Gibt es bereits vorhandene Nutzerdaten oder Feedback, das berücksichtigt werden sollte?
Die Analyse von vorhandenen Nutzerdaten und Feedback kann wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Präferenzen der Zielgruppe bieten. Dies ermöglicht es, das Design gezielt an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.

Welche Schlüsselbotschaften oder Call-to-Actions sollen im Design hervorgehoben werden?
Diese Frage hilft dabei, Prioritäten im Design festzulegen. Wenn bestimmte Schlüsselbotschaften oder Handlungsaufrufe hervorgehoben werden müssen, können sie effektiver in den Fokus gerückt werden.

Gibt es spezielle Anforderungen an die Barrierefreiheit oder die internationale Nutzbarkeit des Designs?
In einer globalen Welt ist es wichtig zu klären, ob das Design barrierefrei sein muss oder in verschiedenen Sprachen und Kulturen funktioniert. Dies stellt sicher, dass das Design für eine breite Nutzerbasis zugänglich ist.

Welche Deadline gilt für das Projekt und wie flexibel ist sie?
Die Festlegung einer klaren Deadline und die Klärung ihrer Flexibilität sind von entscheidender Bedeutung, um den Projektzeitplan und die Ressourcen richtig zu planen. Dies ermöglicht eine effiziente Umsetzung des Designs.

Welches spezifische Format soll das Design haben?
Die Festlegung des richtigen Formats ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Design den Anforderungen entspricht. Zum Beispiel, sollte es im Hochformat, Querformat oder einem anderen speziellen Format sein?

Dies sind nur ein paar ausgewählte Beispiele für die Wichtigkeit von gezielten Briefing-Fragen. Im folgenden eine gesammelte Auflistung möglicher Briefingpunkte und -fragen:

Was gehört in ein Briefing?

Egal um was es geht, Website, App, Broschüre, Logodesign, Kommunikationskonzept, Online-Marketing-Strategie – ein gutes Briefing wird immer wert voll, eigentlich zwingend sein.

Die Qualität eines Briefings wird maßgeblich über den Erfolg deines Projekts bestimmen. Folgende Briefing-Beispiele zeigen dir, warum das Verständnis für die Fragen und Antworten wichtig ist, um ein passendes Design, bzw. Umsetzung zu erreichen:

Was gehört in eine Briefing-Vorlage für dein nächstes Website-Projekt?

Das Briefing beleuchtet sowohl den Ist-Stand als auch die Zukunftsperspektive eines Projektes bzw. einer Unternehmung. Es umfasst in der Regel Informationen zum Unternehmen selbst, zum Markt und Wettbewerb, über die Zielsetzung und Zielgruppen und projektspezifische Angaben. Außerdem werden praktische Angaben zu den Rahmenbedingungen wie Ablauf und Budget gemacht.

Im Folgenden gebe ich dir konkrete Beispielfragen an die Hand, die du in deine Briefing-Vorlage aufnehmen kannst. Weitere Fragen findest du in meinem Projekt-Fragebogen – Teil des Konzeptions-Kit für die erfolgreiche Planung von Webdesign-Projekten.

Gut gefragt ist halb gewonnen

Vorstellung des Projekts / Unternehmens

Im ersten Part gibt der Auftraggeber allgemeine Informationen zum Projekt selbst und Details zum Unternehmen, wie z. B. Branche, Philosophie, USP.

Status Quo / Aktuelle Website

Im zweiten Schritt wird der Ist-Stand beleuchtet, samt Analysedaten (wenn vorhanden), Erfahrungswerten und Stärken sowie Schwächen. Hier stellt sich die Frage, was bleiben darf und was nicht. Damit hast du erste Informationen für die spätere Formulierung der Website-Strategie.

Ziele / Aufgabenstellung

“Mehr Umsatz!” ist die wohl meist genannte Antwort auf die Frage nach dem Ziel. Doch hier darf es ruhig etwas konkreter werden. Welche KPIs möchte der Auftraggeber erreichen? Und in welchem Zeitraum? Die SMART-Regel kann bei der Definition helfen: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sollte das Ziel sein. 

Zielgruppe(n)

Bei der Umsetzung des Projekts ist es essentiell, zu wissen, auf wen die Maßnahme abzielt – in diesem Fall: an wen sich die Website richtet. Der Auftraggeber informiert über Alter, Geschlecht, Status, Einzugsgebiet etc. des Zielkunden.

Tipp:
Vielleicht liegt bereits eine ausformulierte Zielgruppenanalyse vor oder kann vorgenommen werden. Sie liefert zusätzliche, wertvolle Details. Auch die Definition einer Persona kann hier hilfreich sein.

Konkurrenten / Wettbewerb

Auch die Mitbewerber nehmen wir im Briefing unter die Lupe. Wir schauen uns die größten Player an samt ihrer Stärken und Schwächen. So sammeln wir wichtige Erkenntnisse und Inspirationen für das eigene Projekt.

Struktur und Inhalte

Jetzt wird es konkreter: Wir widmen uns der Architektur der Seite. Hier erfragst du Details zu Inhalt, Struktur, Umfang und Navigation. Außerdem stellen sich ganz praktische Fragen nach vorhandenem Bildmaterial und Texten bzw. Ressourcen zur Erstellung neuer Inhalte.

Designvorgaben / Look & Feel

Beim Design fühlst du beim Auftraggeber vor, ob es bereits konkrete Vorstellungen hat. Hier kann es helfen nach Beispiel-Websites zu fragen. Wenn dem nicht so ist, näherst du dich dem Thema mit Fragen zu Wirkung, Eigenschaften und Assoziationen. Auch das bestehende Corporate Design wird mit einbezogen.

Tipp:
Frag auch, ob der Auftraggeber Materialien wie z. B. Flyer, andere Drucksachen oder gar ein Moodboard zur Verfügung stellen kann.

Technische Vorgaben und Spezifikationen

Nach den Informationen zu Design, Inhalt und Struktur geht es an die Technik. Eventuell musst du Wünsche für ein bestimmtes Content Management System oder die Programmierung von Schnittstellen zu anderen Tools berücksichtigen.

Rahmenbedingungen / Projektspezifisches

Zu guter Letzt dokumentiert ihr den Rahmen zum Ablauf der Zusammenarbeit. Hier sollten

Deadlines, Zuständigkeiten, Ansprechpartner, Budget und Kommunikation festgehalten werden.

Typische Briefingfehler

Ok, wie wichtig ein Briefing ist, weiß du nun ausreichend. Aber ein Briefing alleine ist natürlich noch kein Garant für ein erfolgreiches Projekt!

Oft genug führen noch Fehler auf Seiten sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen. Im folgenden beleuchte ich die häufigsten Fehler auf beiden Seiten und zeige Lösungsansätze auf. Denn das Erkennen und Vermeiden dieser Fehler ist entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit und die Erzielung erstklassiger Ergebnisse.

Fehler auf Auftraggeberseite:

• Unzureichende Selbstvorbereitung:
  Ein häufiger Fehler auf Seiten der Auftraggeber ist die unzureichende Vorbereitung vor dem Briefing. Auftraggeber sollten bereits vor dem ersten Treffen grundlegende Gedanken machen. Welches Ziel und welche Zielgruppe sollen erreicht werden? Welche Probleme oder Bedürfnisse sollen adressiert werden? Soll eine Teilbotschaft oder eine Kernbotschaft vermittelt werden? Diese Überlegungen helfen, das Briefing effektiver zu gestalten und den Designprozess zu beschleunigen.
• Mangelnde Informationsbereitstellung:
  Ein weiterer Fehler ist das Zurückhalten von wichtigen Informationen. Ein oberflächliches Briefing führt zwangsläufig zu bescheidenen Ergebnissen. Kreativität gedeiht am besten auf einer Basis von fundierten Fakten und Zielen. Auftraggeber verfügen bereits über Branchen- und Unternehmenswissen, das in das Briefing einfließen sollte, um eine bessere Grundlage für den Designer zu schaffen.
• Eilige Briefings:
  Zeitmangel ist ein häufiger Grund, Vorgaben per E-Mail oder Telefon abzufertigen. Dies ist jedoch keine gute Idee bei komplexen Projekten. Ein schriftliches Aufgabenstellung ist für alle Beteiligten jederzeit zugänglich und bietet Planungssicherheit. Ein gründlich ausgearbeitetes schriftliches Briefing spart später Zeit und Aufwand.
• Zu viele Korrekturschleifen:
  Projektverzögerungen sind oft das Ergebnis endloser Korrekturschleifen. Ein Briefing sollte klar definieren, wie viele Überarbeitungen möglich sind, und die visuelle Umsetzung detailliert beschreiben. Eine sorgfältige Vorbereitung und ein detailliertes Briefing helfen, die Anzahl der Korrekturschleifen zu begrenzen.

Fehler auf Auftragnehmerseite:

• Ungenaue Verantwortlichkeiten:
  Ein häufiger Fehler auf Seiten der Auftragnehmer ist die unklare Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Wenn im Briefing Informationen fehlen oder unverständlich formuliert sind, sollte der Auftragnehmer nicht einfach loslegen, sondern offene Fragen klären. Professionelle Auftragnehmer denken mit und stellen Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Schlechte Kommunikation:
  Missverständnisse entstehen oft durch unzureichende Kommunikation. Auftragnehmer sollten den Auftraggeber ansprechen, wenn sie das Gefühl haben, aneinander vorbeizureden. Zuhören ist ebenso wichtig wie sprechen, um die Erwartungen zu klären und Missverständnisse zu vermeiden.
• Unrealistische Erwartungen und Ressourcen:
  Wenn die Erwartungen des Auftraggebers zu hoch sind oder das Budget nicht ausreicht, sollte der Auftragnehmer frühzeitig darauf hinweisen und die realistischen Möglichkeiten aufzeigen. Offene und ehrliche Kommunikation über die verfügbaren Ressourcen ist entscheidend, um Enttäuschungen zu vermeiden.
• Unrealistische Zeitpläne:
  Der Zeitplan ist oft unrealistisch, und die Pufferzeiten werden nicht ausreichend kommuniziert. Offene Gespräche über Zeitpuffer sind jedoch für den Projekterfolg unerlässlich und können Verzögerungen verhindern.
• Enges Budget:
  Wenn das Budget begrenzt ist und der Auftraggeber dennoch hohe Erwartungen hat, sollte der Auftragnehmer die Qualität und den Umfang der möglichen Ergebnisse klar darstellen. Dies ermöglicht es dem Auftraggeber, realistischere finanzielle Ressourcen bereitzustellen.

Insgesamt zeigt sich, dass eine gründliche Vorbereitung, klare Kommunikation und realistische Erwartungen auf beiden Seiten dazu beitragen, die häufigsten Fehler bei Briefings zu vermeiden und erfolgreiche Projekte zu gewährleisten.

Tipps für ein erfolgreiches Briefing

Um sicherzugehen, dass dein Briefing auch zu einem erfolgreichen Projekt(ablauf) führt, beachte die folgenden Tipps:

• Sei klar und präzise:
  Vermeide unklare Formulierungen und stell sicher, dass deine Anforderungen und Erwartungen klar und verständlich sind.
• Gib genügend Infos:
  Sorge nicht nur dafür, dass du genügend Informationen über Unternehmen, Branche, Zielgruppen und Wettbewerber erhälst, sondern stelle auch selber alle wichtigen Infos bereit und kläre den Auftragnehmer auf, zum Beispiel über Best Cases, technische Möglichkeiten oder Beschränkungen, Trends usw. So können beide Seiten den Kontext besser verstehen.
• Bleib offen für kreative Ideen:
  Auch wenn du spezielle Vorstellungen hast, sei offen für kreative Ansätze des Auftragnehmers oder anderer Projektbeteiligter. Gute Zusammenarbeit kann zu innovativen und effektiven Lösungen führen.
• Kommuniziere regelmäßig:
  Halte während des ganzen Projekts Kontakt mit den anderen Projektbeteiligten, damit alle auf demselben Stand sind und mögliche Probleme oder Fragen schnell geklärt werden können.
• Gib konstruktives Feedback:
  Meistens wirst du zwar Feedback erhalten (zum Beispiel zum Design), aber oft genug musst auch antworten. Sei konkret, sachlich und klar in deinen Aussagen. Nimm Feedback, bzw. Kritigk deinerseits nicht persönlich.

Der erste Briefing-Schritt ist gemacht …

Wenn das Briefing steht und alle offenen Fragen geklärt sind, kann es weitergehen. Je nach Ablauf steht ein Kick-Off Meeting oder Onboarding-Prozess an. Parallel erarbeitest du das konkrete Website-Konzept. Und schon bald kann die Umsetzung starten.

Fazit:
Eine gute Vorbereitung dank ausführlicher Briefing-Vorlage ist entscheidend für den Projekterfolg. Die Erarbeitung entsprechender Unterlagen ist allerdings aufwendig. Daher biete ich als Abkürzung und zu deiner Unterstützung das Konzeptions-Kit an. Hier findest du hilfreiche Vorlagen und Checklisten für deine Webdesign-Projekte.

Bedenke, dass die Zeiten von statischen Briefings vorbei sind – moderne Projekte verlangen flexible, dynamische und KI-gestützte Briefings. Wer heute sauber vorbereitet, spart später Zeit, Geld und Nerven – egal ob bei der Zusammenarbeit mit Menschen oder Maschinen. Die Zukunft gehört hybriden Workflows.

In 5 Schritten zum fertigen Briefing

Du willst Klarheit, weniger Korrekturschleifen und ein Projekt, das sauber umgesetzt wird? Dann führt kein Weg am durchdachten Briefing vorbei. Hier ist dein komprimierter Fahrplan:

1. Projekt & Ziel definieren

Was soll entstehen – Website, Kampagne, Design? Und warum? Kläre das „Warum“ zuerst. Nenne messbare Ziele und Prioritäten. Mehr Sichtbarkeit? Weniger Absprungrate? Lead-Generierung?

2. Zielgruppe und Markt analysieren

Für wen machst du das Ganze? Welche Bedürfnisse hat deine Zielgruppe, welche Sprache spricht sie, und was macht die Konkurrenz? Je schärfer das Bild, desto passender das Ergebnis.

3. Struktur, Inhalt, Design konkretisieren

Welche Inhalte brauchst du? Was ist schon da? Welche Funktionen muss das Projekt erfüllen (z. B. Mehrsprachigkeit, Formulare, SEO)? Und wie soll es wirken: verspielt, seriös, modern?

4. Technik & Rahmenbedingungen festhalten

Welches CMS? Gibt’s Anbindungen oder Integrationen? Definiere Deadline, Budgetrahmen und wer woran arbeitet. Diese Angaben sind Pflicht – sonst wird’s teuer.

5. KI-ready formulieren

Wenn Tools wie ChatGPT oder Midjourney beteiligt sind: Beschreibe Stil, Tonalität, Beispiele, Prompt-Ziele.
So liefert dir die KI nicht irgendein Ergebnis, sondern eins, das passt.

Nützliche KI-Tools für das Briefing & Webdesign

• ChatGPT / Gemini – Strukturierung, Textentwürfe, Feedback, Copywriting, Contentstrategie
• Midjourney / DALL·E – Moodboards, Design-Ideen, Bilderzeugung
• Notion AI – Strukturierung von Briefings, Zusammenfassungen
• Trello – Aufgaben-Management inkl. Prompting

Häufig gestellte Fragen zu erfolgreichen Briefings

Was ist ein Briefing?
Ein Briefing ist ein Dokument oder ein Fragebogen, der die Rahmenbedingungen, Ziele und Anforderungen eines Projekts definiert. Es dient als Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister.

Wofür braucht man ein Briefing?
Briefings dienen als Basis für die Umsetzung verschiedenster Projekte, unabhängig von ihrer Größe oder Ausrichtung. Sie sind essentiell für die Planung und erfolgreiche Durchführung von Marketingprojekten, Website-Erstellungen und anderen kreativen Aufgaben.

Dazu stellt es sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Es reduziert Missverständnisse, minimiert unnötige Korrekturschleifen und sorgt für eine effiziente Umsetzung des Projekts.

Welche Arten von Briefings gibt es?
Es gibt verschiedene Briefing-Arten, darunter PR Briefing, Content Briefing, Design Briefing, Website Briefing, Social Media Briefing und SEO Briefing. Jede Art ist speziell auf das jeweilige Projekt und dessen Anforderungen zugeschnitten.

Was sollte ein gutes Briefing enthalten?
Ein vollständiges Briefing enthält Informationen zum Projektziel, zur Zielgruppe, zu Design- und inhaltlichen Vorgaben sowie zu Budget und Zeitrahmen. Auch spezielle Anforderungen, wie technische Spezifikationen oder gewünschte Call-to-Actions, sollten berücksichtigt werden.

Wie detailliert sollte ein Briefing sein?
Je präziser das Briefing, desto besser. Ein oberflächliches Briefing kann zu Unklarheiten führen, während eine detaillierte Vorgabe Missverständnisse vermeidet und den Projektablauf erleichtert.

Was ist der Unterschied zwischen einem Briefing und einem Rebriefing?
Ein Rebriefing dient dazu, offene Fragen zu klären und Unklarheiten aus dem ersten Briefing zu beseitigen. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleiche Vorstellung vom Projekt haben.

Kann ein Briefing den Projekterfolg garantieren?
Während ein gutes Briefing eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg bildet, hängt der tatsächliche Erfolg von vielen Faktoren ab, einschließlich der effektiven Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, der Qualität der Umsetzung und der Reaktion des Zielmarktes.

Welche Fehler sollte man bei einem Briefing vermeiden?
Typische Fehler umfassen unzureichende Vorbereitung, limitierte Informationsbereitstellung, oberflächliche Briefings, Widersprüche im Briefingdokument und ein zu enges Budget auf Auftraggeberseite sowie unklare Rollen, unrealistische Erwartungen, unrealistische Zeitpläne und undefinierte Korrekturschleifen auf Auftragnehmerseite.

Gibt es eine Vorlage für ein effektives Briefing?
Ja, der Artikel bietet eine umfangreiche Liste von 35 Fragen, die als Grundlage für eine Briefing-Vorlage dienen können. Diese Fragen decken verschiedene Aspekte eines Projekts ab, von der Vorstellung des Projekts/Unternehmens über Ziele und Zielgruppen bis hin zu Designvorgaben und technischen Spezifikationen. Weitere (Briefing-)Vorlagen findet du im Konzeptions Kit.