Briefing richtig erstellen – die umfangreiche Anleitung für ein erfolgreiches Projekt-Briefing

Letztes Artikel-Update: 17. Februar 2024

Ein umfangreiches Briefing ist die Voraussetzung für ein gelungenes Projekt. Manchmal sogar schon für ein Angebot. Erfahre, was du genau beachten musst und welche Briefing-Fragen wichtig sind.
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Haben wir nicht alle diesen Fehler schon gemacht?

Und sind ohne ausführliches Briefing in ein Projekt gestartet? Kopfüber ins kalte Wasser?! Ungern denken wir an die vielen Missverständnisse, Korrekturschleifen und zähes Rücksprache-Hin-und-Her zurück.

Ein detailliertes Briefing ist und bleibt das Fundament eines jeden Marketingprojektes! Und damit dies möglichst stressfrei starten und dann auch gut gelingen kann, kommen hier alle wichtigen Infos zum Thema inklusive 35 Fragen für deine Briefing-Vorlage.

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist meist ein Dokument in Form eines Fragebogens welches Rahmenbedingungen, Ist-Zustand und Ziele eine Projektes abbildet. Es dient als Grundlage zum Start einer Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen also Auftraggeber und Dienstleister oder Agentur, dem Auftragnehmer.

Begrifflichkeiten
Der Anglizismus „Briefing“ kann mit Anweisung, Instruktion oder Einsatzbesprechung übersetzt werden. Man spricht auch von Briefingvorlage, Projektfragebogen oder Auftragsklärung. Dabei bedeutet das englische Wort „brief“ „kurz”. Und natürlich sollten sowohl Fragen als auch Antworten möglichst knapp formuliert sein, trotzdem gilt: Je ausführlicher die Informationen, desto besser kann der Dienstleister das Projekt umsetzen.

Wofür braucht man ein Briefing?

Briefings werden als Basis für die Umsetzung verschiedenster Projekte genutzt. Dabei kann es sich sowohl um ein größeres, als auch kleines Projekt handeln. Und auch Ausrichtung und Inhalt sind zu unterscheiden.

Das strategisches Briefing dient z.B. als Grundlage für die Positionierung eines Unternehmens oder die Entwicklung einer neuen Marketingstrategie. Das operative Briefing klärt über eine konkrete Aufgabenstellung bzw. Zielsetzung auf, wie z. B. ein Content Briefing. Des Weiteren wird auch zwischen PR, Design und Website Briefing unterschieden. Wir konzentrieren uns in diesem Artikel auf Letzteres.

Gute Vorbereitung ist alles

Es ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation zwischen dem Kreativteam und allen Beteiligten und enthält wichtige Details wie:

Projekthintergrund:
Dazu gehören der geschäftliche Hintergrund des Kunden und die Gründe, warum das Unternehmen die Kampagne lanciert.

Projektziel:
Identifizierung der Herausforderungen und Konzentration auf die Ziele des Projekts.

Publikum:
Definition der Zielgruppe, die sich mit der Kampagne befassen und von ihr profitieren wird. Dazu gehören demografische, verhaltensbezogene, geografische und psychografische Daten.

Botschaft:
Die Stimme und das Messaging der Marke.

Ergebnisse:
Was das Kreativteam in Bezug auf Vision, Funktionalität und Anforderungen liefern muss, und in welcher Form.

Logistische Details:
Umfang, Budget, Zeitrahmen.

Kreativaufträge folgen in der Regel demselben Layout. Einige erfordern jedoch je nach Komplexität des Projekts mehr Planung. Deshalb wird in diesem Blogbeitrag erläutert, wie man ein kreatives Briefing plant, welche Fragen darin enthalten sein sollten, und es wird eine vorgefertigte Vorlage für ein kreatives Briefing vorgestellt, die Sie kostenlos herunterladen können.

Warum ist ein Briefing so wichtig?

Drei gute Gründe ein Briefing zu schreiben:

  • Dokumentation von Ist-Stand, Ziel und Rahmen
  • Festhalten von Vorgaben, Wünschen und Details 
  • Sicherstellung der erfolgreichen Umsetzung

Status quo festhalten

Zum einen dient ein Briefing zur Dokumentation von Status Quo, Zielsetzung und Rahmenbedingungen. Wichtige Informationen zum Projekt werden darin festgehalten. So sind alle am Projekt Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand und können jederzeit auf diese Grundlage zurückgreifen.

Auftraggeber aktivieren

Außerdem kann es dem Auftraggeber selbst helfen, die Aufgabenstellung oder Zielsetzung konkret zu benennen – denn das fällt vielen schwer. Der Fragebogen leitet ihn von einer ungefähren Vorstellung zum konkreten Bild. Neben Vorgaben äußert er im Briefing Wünsche und Details.

Auftragnehmer bekommt Klarheit

Der Auftragnehmer kann auf der Basis dieser Informationen die Erwartungen des Kunden besser treffen. Denn nur wenn er den Auftraggeber und seine Wünsche verstanden hat, kann er entsprechendes realisieren.

Und klare Kriterien geben dem Kreativteam Verantwortung, Freiheit und Vertrauen und sparen Zeit, indem sie potenzielle Probleme und Fragen vorwegnehmen und lösen, bevor sie überhaupt entstehen.

Effizienter vorankommen

Weniger Zeit für die Fertigstellung des Projekts: Darüber hinaus unterstützt eine sorgfältig vorbereitete Briefingunterlage bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts. Eine klare Informationslage beugt Missverständnisse vor. Und die Zusammenarbeit verläuft effizienter, da unnötige Feedbackschleifen vermieden werden.

Weniger Genehmigungszeit: Die Klärung der spezifischen Anforderungen und Ziele kann verhindern, dass das Projekt in die falsche Richtung läuft. Oft führen unklare Projektanforderungen und schlechte Planung zu erheblichen Missverständnissen in der Endphase.

Klare Erfolgskriterien

Ein gut geplantes kreatives Briefing kann den Erfolg genau messen, z. B. anhand von Daten, Ansichten und anderen Analysen. Dies erhöht die Chancen für das Kreativteam, ein punktgenaues Endprodukt zu liefern, das alle Erwartungen erfüllt.

Dem Auftraggeber auf den Zahn fühlen …
Schon beim Ausfüllen des Fragebogen zeigt sich, ob die Kooperation reibungslos verlaufen kann. Ist der Auftraggeber gut vorbereitet? Hat er konkrete Vorstellungen? Nimmt er das Projekt ernst? Oder ist es nur ein Schnellschuss?

Website Konzeptionscheckliste

Welche Briefing-Arten gibt es?

Briefings werden in unterschiedlichen Kontexten genutzt, so ergeben sich auch unterschiedlichen Briefing-Arten, nämlich:

  1. PR Briefing
  2. Content Briefing
  3. Design Briefing
  4. Website Briefing
  5. App Briefing
  6. Social Media Briefing
  7. SEO Briefing

und außerdem weitere Formen:

  • Re-Briefing
  • Debriefing

Egal um welche Art es sich handelt, es bleibt wichtig, dass jedes Briefing individuell auf das jeweilige Projekt zugeschnitten ist und spezifischen Anforderungen gerecht wird. Nur so kann maximale Effizienz und Erfolg gewährleistet werden.

Das PR Briefing

Das PR Briefing gibt der PR Agentur relevante Informationen über den Auftraggeber bzgl. öffentlicher Kommunikation und Image des Unternehmens. Es kommt z. B. bei einem Produkt-Launch oder in einer PR-Krise zum Einsatz und ist strategisch motiviert.

Das PR Briefing enthält u. a. Angaben zu:

  • Zielgruppe
  • Kernbotschaft / Werten
  • Tonalität
  • Unternehmenszielen
  • Bisherigen Strategien
  • Und ggf. Kommunikationsvorkommnissen

Das Content Briefing

Ein Content Briefing ist operativ ausgerichtet, denn es wird für die Erstellung konkreter Inhalte vorbereitet, z. B. für eine Website, einen Newsletter oder Social Media Kanäle. Adressat hierbei sind Content Marketing Verantwortliche.

Das Content Briefing enthält u. a. Angaben zu:

  • Thema
  • Zielgruppe
  • Stil und Tonalität
  • Format (Text, Bild, Video)

Handelt es sich um einen Blogartikel oder Website-Text müssen auch SEO-Aspekte wie Keywords und inhaltliche Formatierung ergänzt werden, s. dazu auch SEO-Briefing.

Das Design Briefing

Das Design Briefing konzentriert sich auf die visuelle Ausgestaltung eines Projekts. Es liefert dem Design-Team Richtlinien, Beschränkungen und Zielvorstellung mit Raum für Kreativität. Typische Beispiele für die Nutzung sind die Gestaltung eines Corporate Designs, einer Kampagne oder einer Produktwebseite.

Das Design Briefing enthält u. a. Angaben zu:

  • Markenidentität
  • Corporate Design
  • Zielgruppe
  • emotionaler Eindruck

Das Website Briefing

Beim Aufbau oder Relaunch einer Website kommt das Website Briefing zum Einsatz. Hier klären Auftraggeber und Webdesigner wichtige Aspekte, die bei der Erstellung oder Überarbeitung des Webauftritts ausschlaggebend.

Das Design Briefing enthält u. a. Angaben zu:

  • Zielgruppe
  • Zielsetzung
  • Struktur
  • Design
  • Inhalt
  • Funktionalität
  • Benutzererfahrung
  • technische Anforderungen

Das App Briefing

Analog zum Website Briefing wird bei der Entwicklung oder Überarbeitung einer mobilen Anwendung ein App Briefing erstellt. Anders als bei der Website sind Angaben zur Plattform (iOS oder Android) nötig. Außerdem wird auf die Anforderungen bzgl. Usability und Technik ein besonderes Augenmerk gelegt.

Das Social Media Briefing

Für die Erstellung von Inhalten und Kampagnen für soziale Netzwerke nutzen Marketer Social Media Briefings. Sie enthalten viele Angaben, die auch im Content Briefing zu finden sind, außerdem noch Kanal-abhängige Infos z. B. zu Hashtag-Strategie und KPIs (Key Performance Indicators).

Das SEO Briefing

Beim Aufbau von Blogs oder suchmaschinenoptimierten Websites ist ein SEO Briefing erforderlich. Damit bringt der SEO Experte bzw. die SEO Agentur relevante Informationen für die Keyword-Recherche, On-Page- und Off-Page-Optimierung sowie die Erfolgsmessung in Erfahrung.

Weitere Arten: Das Re- und Debriefing

Für ein erfolgreiches Projektmanagement sind das De- und Rebriefing wichtige Tools, denn sie verhindern Missverständnisse und sorgen für eine bessere Qualität der Ergebnisse, z. B. der Website.

Das Rebriefing

Ist die erste Briefing-Runde abgeschlossen, kann ein Rebriefing helfen, Unklarheiten aus dem Weg zu räumen, Missverständnisse vorzubeugen und die Aufgabenstellung zu präzisieren. Ziel dieser Art von Briefing ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, es keine offenen Punkte mehr gibt und der Kurs ansich der richtige ist.

Das Rebriefing kann u. a. folgende Angaben enthalten:

  • Antworten auf offene Fragen
  • Rückmeldungen zu Kundenfeedback
  • eine präzisierte Definition der Projektziele
  • Anpassung von Kundenwünschen

Rebriefings werden bei besonders komplexen Projekten genutzt oder wenn es zum ersten Briefing Unklarheiten bzw. zu viele Rückfragen gegeben hat.

Sonderform:
Das Update-Briefing wird als „Auffrischung“ der Projektdefinierung und bei Änderungen der Anforderungen eingesetzt.

Das Debriefing

Zum Abschluss eines Auftrags kann ein Debriefing genutzt werden, um den Verlauf, Schwachstellen im Prozess, Fehler und Erfolge festzuhalten. Das ist für eine weitere oder wiederkehrende Zusammenarbeit sehr hilfreich. Ziel des Debriefings ist es, Erfolgsstrategien auszumachen, Arbeitsprozesse zu verbessern und die Zusammenarbeit im Team zu stärken.

Das Rebriefing kann u. a. folgende Angaben enthalten:

  • ursprüngliche Erwartungen / Ziele
  • Erfolgsanalyse der Ziele
  • Herausforderungen im Prozess
  • Schwachstellen und Fehler
  • Optimierungsmöglichkeiten
  • konstruktives Feedback

Damit sind Re- und Debriefings eine effektive Kommunikationsmöglichkeit und tolle Methode, den Projekterfolg zu sichern, sowie Prozesse zu verbessern.

Briefing-Kanäle: Persönlich bis Digital

Es gibt unterschiedliche Wege, ein Briefing zu übermitteln. Ob du es via Telefon abhältst, dafür einen Videocall verabredest oder es per Post verschickst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Je nach persönlichen Vorlieben, der Komplexität des Projektes und dem organisatorischen Rahmen, wie Dringlichkeit und zeitliche Verfügbarkeit der Beteiligten, eignet sich ein Kanal mal mehr oder weniger. Und gerade bei vielschichtigen Projekten mit einer großen Anzahl an Beteiligten kann eine Kombination mehrerer Kanäle sinnvoll sein.

Grundsätzlich sind folgende Wege möglich:

  • Telefon
  • Videocall
  • Post
  • E-Mail
  • Messenger

Telefonisches Briefing

Das Briefing per Telefon ist ein Klassiker, denn es öffnet den Raum für direkte, ununterbrochene Kommunikation – und das ohne vor Ort anwesend sein zu müssen. Es eignet sich jedoch eher für kleine, wenig komplexe Projekte oder kurze Abstimmungsrunden.

Video-Briefing

In den letzten Jahren ist der Video-Call zum beliebten Kommunikationskanal mutiert. Die Qualität hat sich deutlich verbessert und das Angebot an Tools ist mit Zoom, FaceTime und Co. gewachsen. Das Video-Briefing übertrumpft die Vorteile der Absprache per Telefon um visuelle Elemente. Nämlich zum einen Mimik und Gestik der Gesprächsteilnehmer und die Möglichkeit, Funktionen wie die Bildschirmübertragung zu nutzen.

Schriftliches Briefing per Post

Ausdrucken, eintüten und Marke drauf! Der Weg via Post ist deutlich träger und scheint etwas veraltet, wird aber auch weiterhin genutzt. Das schriftliche Briefen ist eine offizielle, formelle Art und wird insbesondere für die Übermittlung vertraulicher oder rechtlich empfindlicher Informationen eine gute Lösung.

Schriftliches Briefing per E-Mail

E-Mail-Briefings sind die wohl beliebteste Form der Absprache. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Auf schnellem Wege können auch detaillierte Informationen übermittelt werden. Gleichzeitig hat man eine schriftliche Dokumentation über die gesamte Kommunikation. Und die Beteiligten können flexibel, ohne zeitliche oder örtliche Einschränkung, darauf reagieren.

Briefing via Messenger

Messenger-Nachrichten sind wie E-Mails schnell verschickt und flexibel beantwortbar. Jedoch haben Messaging-Plattformen einen informellen Charakter, was zu Missverständnissen führen kann. Sie sind ideal für Fragen zwischendurch, kurze Abstimmungen oder interne Kommunikation zwischen Teammitgliedern.

Briefing-Beispiel-Fragen

Egal um was es geht, Website, App, Broschüre, Logodesign, Kommunikationskonzept, Online-Marketing-Strategie – ein gutes Briefing wird immer wert voll, eigentlich zwingend sein.

Die Qualität eines Briefings wird maßgeblich über den Erfolg deines Projekts entscheiden. Folgende Briefing-Beispiele zeigen dir, warum das Verständnis für die Fragen und Antworten wichtig ist, um ein passendes Design, bzw. Umsetzung zu erreichen:

Gibt es bestimmte Designvorlieben oder -aversionen?
Es ist wichtig zu wissen, ob der Kunde bestimmte Designelemente bevorzugt oder ablehnt. Vielleicht haben sie eine Vorliebe für minimalistisches oder verspielte Design oder eine Abneigung gegen bestimmte oder zu viele Farben.

Welche Botschaft oder Emotion soll das Design vermitteln?
Das Design sollte die gewünschte Botschaft oder Emotion klar kommunizieren. Soll es beispielsweise eher Vertrauen, Innovation oder Spaß vermitteln? Dies beeinflusst deine Designentscheidungen erheblich.

Gibt es vorhandene Branding-Richtlinien?
Wenn das Unternehmen bereits Branding-/Corporate Design-Richtlinien hat, ist es wichtig zu wissen, welche Farben, Schriftarten und Designelemente bereits etabliert sind. Dies stellt sicher, dass das neue Design konsistent ist.

Welche Budgetbeschränkungen gibt es?
Das Budget ist oft ein entscheidender Faktor im Projekt. Es ist wichtig zu klären, ob es Budgetbeschränkungen gibt und ob zusätzliche Kosten für bestimmte Arbeiten berücksichtigt werden müssen.

Gibt es bereits vorhandene Nutzerdaten oder Feedback, das berücksichtigt werden sollte?
Die Analyse von vorhandenen Nutzerdaten und Feedback kann wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse und Präferenzen der Zielgruppe bieten. Dies ermöglicht es, das Design gezielt an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.

Welche Schlüsselbotschaften oder Call-to-Actions sollen im Design hervorgehoben werden?
Diese Frage hilft dabei, Prioritäten im Design festzulegen. Wenn bestimmte Schlüsselbotschaften oder Handlungsaufrufe hervorgehoben werden müssen, können sie effektiver in den Fokus gerückt werden.

Gibt es spezielle Anforderungen an die Barrierefreiheit oder die internationale Nutzbarkeit des Designs?
In einer globalen Welt ist es wichtig zu klären, ob das Design barrierefrei sein muss oder in verschiedenen Sprachen und Kulturen funktionieren muss. Dies stellt sicher, dass das Design für eine breite Nutzerbasis zugänglich ist.

Welche Deadline gilt für das Projekt und wie flexibel ist sie?
Die Festlegung einer klaren Deadline und die Klärung ihrer Flexibilität sind von entscheidender Bedeutung, um den Projektzeitplan und die Ressourcen richtig zu planen. Dies ermöglicht eine effiziente Umsetzung des Designs.

Welches spezifische Format soll das Design haben?
Die Festlegung des richtigen Formats ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Design den Anforderungen entspricht. Zum Beispiel, sollte es im Hochformat, Querformat oder einem anderen speziellen Format sein?

Dies sind nur ein paar ausgewählte Beispiele für die Wichtigkeit von gezielten Briefing-Fragen. Im folgenden eine gesammelte Auflistung möglicher Briefingpunkte und -fragen:

Briefing schreiben – Inhalte und Beispielfragen

Was gehört in die Briefing-Vorlage für dein nächstes Website-Projekt?

Das Briefing beleuchtet sowohl den Ist-Stand als auch die Zukunftsperspektive eines Projektes bzw. einer Unternehmung. Es umfasst in der Regel Informationen zum Unternehmen selbst, zum Markt und Wettbewerb, über die Zielsetzung und Zielgruppen und projektspezifische Angaben. Außerdem werden praktische Angaben zu den Rahmenbedingungen wie Ablauf und Budget gemacht.

Briefing richtig erstellen – die umfangreiche Anleitung für ein erfolgreiches Projekt-Briefing 1

Im Folgenden gebe ich dir konkrete Beispielfragen an die Hand, die du in deine Briefing-Vorlage aufnehmen kannst. Weitere Fragen findest du in meinem Projekt-Fragebogen – Teil des Konzeptions-Kit für die erfolgreiche Planung von Webdesign-Projekten.

Gut gefragt ist halb gewonnen

Vorstellung des Projekts / Unternehmens

Im ersten Part gibt der Auftraggeber allgemeine Informationen zum Projekt selbst und Details zum Unternehmen, wie z. B. Branche, Philosophie, USP.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Wie lautet Ihr Elevator Pitch?
  • Wie ist Ihre Marktposition?
  • Wie steht die Branche aktuell da?
  • Warum kommen Kunden zu ihnen?

Status Quo / Aktuelle Website

Im zweiten Schritt wird der Ist-Stand beleuchtet, samt Analysedaten (wenn vorhanden), Erfahrungswerten und Stärken sowie Schwächen. Hier stellt sich die Frage, was bleiben darf und was nicht. Damit hast du erste Informationen für die spätere Formulierung der Website-Strategie.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Was ist gut an der aktuellen Website?
  • Was fehlt der aktuellen Website?
  • Welches Feedback gab es von Kunden?
  • Wie soll die neue Website im Vergleich zur alten wirken?
Konzeptions Kit mit hilfreichen Vorlagen

Ziele / Aufgabenstellung

“Mehr Umsatz!” ist die wohl meist genannte Antwort auf die Frage nach dem Ziel. Doch hier darf es ruhig etwas konkreter werden. Welche KPIs möchte der Auftraggeber erreichen? Und in welchem Zeitraum? Die SMART-Regel kann bei der Definition helfen: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sollte das Ziel sein. 

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Was sind die Hauptziele des Projektes?
  • Was sind mögliche Nebenziele?
  • Welche Prioritäten haben die Nebenziele zu einander?
  • Was sind die internen Erwartungen an den Projektablauf?

Zielgruppe(n)

Bei der Umsetzung des Projekts ist es essentiell, zu wissen, auf wen die Maßnahme abzielt – in diesem Fall: an wen sich die Website richtet. Der Auftraggeber informiert über Alter, Geschlecht, Status, Einzugsgebiet etc. des Zielkunden.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welche Zielgruppen gibt es?
  • Wer ist die Primärzielgruppe?
  • Wer sind die Sekundärzielgruppen?
  • Mit welchen Fragen / Erwartungen kommen die Besucher auf die Website?

Tipp:
Vielleicht liegt bereits eine ausformulierte Zielgruppenanalyse vor oder kann vorgenommen werden. Sie liefert zusätzliche, wertvolle Details. Auch die Definition ber Persona kann hier hilfreich sein.

Konkurrenten / Wettbewerb

Auch die Mitbewerber nehmen wir im Briefing unter die Lupe. Wir schauen uns die größten Player an samt ihrer Stärken und Schwächen. So sammeln wir wichtige Erkenntnisse und Inspiration für das eigene Projekt.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Wer sind die größten Wettbewerber?
  • Was sind ihre Schwerpunkte?
  • Was macht die Konkurrenz besonders gut oder schlecht?
  • Wie sehen ihre Online-Auftritte aus?

Struktur und Inhalte

Jetzt wird es konkreter: Wir widmen uns der Architektur der Seite. Hier erfragst du Details zu Inhalt, Struktur, Umfang und Navigation. Außerdem stellen sich ganz praktische Fragen nach vorhandenem Bildmaterial und Texten bzw. Ressourcen zur Erstellung neuer Inhalte.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welchen Umfang wird die Website haben (Seitenanzahl)?
  • Gibt es schon eine Navigationsstruktur?
  • Welches Material ist vorhanden (Bilder, Text, Downloads)?
  • Ist Budget für neue Inhalte vorhanden?
  • Sind besondere Funktionen gewünscht (Mehrsprachigkeit, Formulare, Shop usw.)?

Designvorgaben / Look & Feel

Beim Design fühlst du beim Auftraggeber vor, ob es bereits konkrete Vorstellungen hat. Hier kann es helfen nach Beispiel-Websites zu fragen. Wenn dem nicht so ist, näherst du dich dem Thema mit Fragen zu Wirkung, Eigenschaften und Assoziationen. Auch das bestehende Corporate Design wird mit einbezogen.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Welche Gestaltungselemente gibt es bereits (Logo, Farben, Typo)?
  • Welche Wirkung soll erzeugt werden?
  • Welche Assoziationen sollen mit dem Unternehmen verbunden werden?

Tipp:
Frag auch, ob der Auftraggeber Materialien wie z. B. Flyer, andere Drucksachen oder gar ein Moodboard zur Verfügung stellen kann.

Technische Vorgaben und Spezifikationen

Nach den Informationen zu Design, Inhalt und Struktur geht es an die Technik. Eventuell musst du Wünsche für ein bestimmtes Content Management System oder die Programmierung von Schnittstellen zu anderen Tools berücksichtigen.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Soll ein bestimmtes Content Management System genutzt werden?
  • Müssen Anbindungen an externe Tools / Anbieter erstellt werden?
  • Sollen externe Dienste integriert werden (Google Maps, Tracking Tools usw.)?

Rahmenbedingungen / Projektspezifisches

Zu guter Letzt dokumentiert ihr den Rahmen zum Ablauf der Zusammenarbeit. Hier sollten

Deadlines, Zuständigkeiten bzw. Ansprechpartner, Budget und Kommunikation festgehalten werden.

Fragen für deine Briefing-Vorlage:

  • Gibt es ein fixes Budget oder einen Preisrahmen?
  • Wann wäre der gewünschte Projektbeginn und Deadline?
  • Bis wann können die benötigten Inhalte geliefert werden?
  • Wer sind zuständige Ansprechpartner?

Typische Briefingfehler

Ok, wie wichtig ein Briefing ist, weiß du nun ausreichend. Aber ein Briefing alleine ist natürlich noch kein Garant für ein erfolgreiches Projekt!

Oft genug führen noch Fehler auf Seiten sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer zu Missverständnissen und ineffizienten Arbeitsabläufen. Im folgenden beleuchte ich die häufigsten Fehler auf beiden Seiten und zeige Lösungsansätze auf. Denn das Erkennen und Vermeiden dieser Fehler ist entscheidend für eine reibungslose Zusammenarbeit und die Erzielung erstklassiger Ergebnisse.

Fehler auf Auftraggeberseite:

  • Unzureichende Selbstvorbereitung:
    Ein häufiger Fehler auf Seiten der Auftraggeber ist die unzureichende Vorbereitung vor dem Briefing. Auftraggeber sollten bereits vor dem ersten Treffen grundlegende Gedanken machen. Welches Ziel und welche Zielgruppe sollen erreicht werden? Welche Probleme oder Bedürfnisse sollen adressiert werden? Soll eine Teilbotschaft oder eine Kernbotschaft vermittelt werden? Diese Überlegungen helfen, das Briefing effektiver zu gestalten und den Designprozess zu beschleunigen.
  • Mangelnde Informationsbereitstellung:
    Ein weiterer Fehler ist das Zurückhalten von wichtigen Informationen. Ein oberflächliches Briefing führt zwangsläufig zu bescheidenen Ergebnissen. Kreativität gedeiht am besten auf einer Basis von fundierten Fakten und Zielen. Auftraggeber verfügen bereits über Branchen- und Unternehmenswissen, das in das Briefing einfließen sollte, um eine bessere Grundlage für den Designer zu schaffen.
  • Eilige Briefings:
    Zeitmangel ist ein häufiger Grund, Briefings per E-Mail oder Telefon abzufertigen. Dies ist jedoch keine gute Idee bei komplexen Projekten. Ein schriftliches Briefing ist für alle Beteiligten jederzeit zugänglich und bietet Planungssicherheit. Ein gründlich ausgearbeitetes schriftliches Briefing spart später Zeit und Aufwand.
  • Zu viele Korrekturschleifen:
    Projektverzögerungen sind oft das Ergebnis endloser Korrekturschleifen. Das Briefing sollte klar definieren, wie viele Überarbeitungen möglich sind, und die visuelle Umsetzung detailliert beschreiben. Eine sorgfältige Vorbereitung und ein detailliertes Briefing helfen, die Anzahl der Korrekturschleifen zu begrenzen.

Fehler auf Auftragnehmerseite:

  • Ungenaue Verantwortlichkeiten:
    Ein häufiger Fehler auf Seiten der Auftragnehmer ist die unklare Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Wenn im Briefing Informationen fehlen oder unverständlich formuliert sind, sollte der Auftragnehmer nicht einfach loslegen, sondern offene Fragen klären. Professionelle Auftragnehmer denken mit und stellen Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Schlechte Kommunikation:
    Missverständnisse entstehen oft durch unzureichende Kommunikation. Auftragnehmer sollten den Auftraggeber ansprechen, wenn sie das Gefühl haben, aneinander vorbeizureden. Zuhören ist ebenso wichtig wie sprechen, um die Erwartungen zu klären und Missverständnisse zu vermeiden.
  • Unrealistische Erwartungen und Ressourcen:
    Wenn die Erwartungen des Auftraggebers zu hoch sind oder das Budget nicht ausreicht, sollte der Auftragnehmer frühzeitig darauf hinweisen und die realistischen Möglichkeiten aufzeigen. Offene und ehrliche Kommunikation über die verfügbaren Ressourcen ist entscheidend, um Enttäuschungen zu vermeiden.
  • Unrealistische Zeitpläne:
    Der Zeitplan ist oft unrealistisch, und die Pufferzeiten werden nicht ausreichend kommuniziert. Offene Gespräche über Zeitpuffer sind jedoch für den Projekterfolg unerlässlich und können Verzögerungen verhindern.
  • Enges Budget:
    Wenn das Budget begrenzt ist und der Auftraggeber dennoch hohe Erwartungen hat, sollte der Auftragnehmer die Qualität und den Umfang der möglichen Ergebnisse klar darstellen. Dies ermöglicht es dem Auftraggeber, realistischere finanzielle Ressourcen bereitzustellen.

Insgesamt zeigt sich, dass eine gründliche Vorbereitung, klare Kommunikation und realistische Erwartungen auf beiden Seiten dazu beitragen, die häufigsten Fehler bei Briefings zu vermeiden und erfolgreiche Projekte zu gewährleisten.

Konzeptions Kit mit hilfreichen Vorlagen

Tipps für ein erfolgreiches Briefing

Um sicherzugehen, dass dein Briefing auch zu einem erfolgreichen Projekt(ablauf) führt, beachte die folgenden Tipps:

  • Sei klar und präzise:
    Vermeide unklare Formulierungen und stell sicher, dass deine Anforderungen und Erwartungen klar und verständlich sind.
  • Gib genügend Infos:
    Sorge nicht nur dafür, dass du genügend Informationen über Unternehmen, Branche, Zielgruppen und Wettbewerber erhälst, sondern stelle auch selber alle wichtigen Infos bereit und kläre den Auftragnehmer auf, zum Beispiel über Best Cases, technische Möglichkeiten oder Beschränkungen, Trends usw. So können beide Seiten den Kontext des Projekts besser verstehen.
  • Bleib offen für kreative Ideen:
    Auch wenn du spezielle Vorstellungen hast, sei offen für kreative Ansätze des Auftragnehmers oder anderer Projektbeteiligter. Gute Zusammenarbeit kann zu innovativen und effektiven Lösungen führen.
  • Kommuniziere regelmäßig:
    Halte während des ganzen Projekts Kontakt mit den anderen Projektbeteiligten, damit alle auf demselben Stand sind und mögliche Probleme oder Fragen schnell geklärt werden können.
  • Gib konstruktives Feedback:
    Meistens wirst du zwar Feedback erhalten (zum Beispiel zum Design), aber oft genug musst auch antworten. Sei konkret, sachlich und klar in deinen Aussagen. Nimm Feedback, bzw. Kritigk deinerseits nicht persönlich.

Der erste Briefing-Schritt ist gemacht …

Wenn das Briefing steht und alle offenen Fragen geklärt sind, kann es weitergehen. Je nach Ablauf steht ein Kick-Off Meeting oder Onboarding-Prozess an. Parallel erarbeitest du das konkrete Website-Konzept. Und schon bald kann die Umsetzung starten.

Fazit:
Eine gute Vorbereitung dank ausführlicher Briefing-Vorlage ist entscheidend für den Projekterfolg. Die Erarbeitung entsprechender Unterlagen ist allerdings aufwendig. Daher biete ich als Abkürzung und zu deiner Unterstützung das Konzeptions-Kit an. Hier findest du hilfreiche Vorlagen und Checklisten für deine Webdesign-Projekte.

Überblick Briefing

Was ist ein Briefing?
Ein Briefing ist ein Dokument oder Fragebogen, der Rahmenbedingungen, den Ist-Zustand und die Ziele eines Projektes abbildet und als Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister oder Agentur dient.

Wofür braucht man ein Briefing?
Briefings dienen als Basis für die Umsetzung verschiedenster Projekte, unabhängig von ihrer Größe oder Ausrichtung. Sie sind essentiell für die Planung und erfolgreiche Durchführung von Marketingprojekten, Website-Erstellungen und anderen kreativen Aufgaben.

Warum ist ein Briefing so wichtig?
Ein Briefing dokumentiert den Ist-Stand, die Zielsetzung und Rahmenbedingungen eines Projekts. Es hält Vorgaben, Wünsche und Details fest und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind, was die erfolgreiche Umsetzung des Projekts unterstützt.

Welche Briefing-Arten gibt es?
Es gibt verschiedene Briefing-Arten, darunter PR Briefing, Content Briefing, Design Briefing, Website Briefing, App Briefing, Social Media Briefing und SEO Briefing. Jedes ist individuell auf das jeweilige Projekt zugeschnitten.

Wie sollte ein gutes Briefing gestaltet sein?
Ein gutes Briefing sollte klar, präzise und informativ sein. Es sollte alle relevanten Informationen zum Unternehmen, zum Markt, zur Zielsetzung, zu Zielgruppen und zu projektspezifischen Anforderungen enthalten. Zudem sollten praktische Angaben zu Ablauf und Budget gemacht werden.

Was sind typische Fehler bei der Erstellung eines Briefings?
Typische Fehler umfassen unzureichende Vorbereitung, limitierte Informationsbereitstellung, oberflächliche Briefings, Widersprüche im Briefingdokument und ein zu enges Budget auf Auftraggeberseite sowie unklare Rollen, unrealistische Erwartungen, unrealistische Zeitpläne und undefinierte Korrekturschleifen auf Auftragnehmerseite.

Wie kann man ein erfolgreiches Briefing gewährleisten?
Um ein erfolgreiches Briefing zu gewährleisten, sollten Auftraggeber und Auftragnehmer klar und präzise kommunizieren, genügend Informationen bereitstellen, offen für kreative Ideen sein, regelmäßig kommunizieren und konstruktives Feedback geben.

Gibt es eine Vorlage für ein effektives Briefing?
Ja, der Artikel bietet eine umfangreiche Liste von 35 Fragen, die als Grundlage für eine Briefing-Vorlage dienen können. Diese Fragen decken verschiedene Aspekte eines Projekts ab, von der Vorstellung des Projekts/Unternehmens über Ziele und Zielgruppen bis hin zu Designvorgaben und technischen Spezifikationen. Weitere (Briefing-)Vorlagen findet du im Konzeptions Kit.

Kann ein Briefing den Projekterfolg garantieren?
Während ein gutes Briefing eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg bildet, hängt der tatsächliche Erfolg von vielen Faktoren ab, einschließlich der effektiven Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, der Qualität der Umsetzung und der Reaktion des Zielmarktes.

Bewertungsergebnis: 4.9 / 5. | Anzahl der Bewertungen: 147

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Über den Autor

Martin Hahn ist Webdesigner, Dozent, Fachbuchautor und dreifacher Papa. Seit vielen Jahren hilft er anderen effektivere Webdesigns zu erstellen – in Schulungen und mit Artikeln auf dieser Website.
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